Tren virtual office terus mengalami perkembangan pesat. Terutama perusahaan rintisan atau start up yang mencoba memaksimalkan keberadaan virtual office. Mereka sadar betul bahwa memiliki sebuah kantor beralamat di lokasi yang prestisius bakal menunjang laju perusahaan. Dan virtual office bisa disewa dengan harga yang terjangkau.
Sayangnya masih banyak pemilik usaha rintisan yang belum memahami potensi virtual office. Akibatnya mereka baru memanfaatkan virtual office sebatas untuk alamat kantor saja. Padahal masih ada banyak pontensi yang bisa didapat untuk menunjang perusahaan jika tepat dalam memaksimalkan virtual office. Misalnya dengan cara berikut ini:
1. Komunikasi Langsung
Sudah jadi hal yang wajar bila komunikasi tim yang bekerja di virtual office dilakukan melalui chat atau email. Tetapi untuk menghindari kesalahan, tak ada salahnya melakukan komunikasi langsung. Terutama pada project besar yang sangat berpengaruh pada performa perusahaan.
Selain itu, komunikasi langsung juga merupakan cara tepat memaksimalkan virtual office. Cara ini juga akan mengurangi batasan antara bawahan dan atasan sehingga semakin dekat. Komunikasi langsung juga akan menambah kedekatan sesama rekan kerja sehingga suasana kerja jadi lebih nyaman.
2. Maksimalkan Ruangan Meeting
Seperti kantor fisik pada umumnya, virtual office juga memiliki ruangan khusus untuk meeting yang biasanya digunakan setidaknya sebulan sekali. Ruangan meeting ini hendaknya digunakan untuk maksimal agenda yang akan dijalankan. Meskipun telah ada fitur chat, namun tidak ada salahnya jika kamu agendakan pertemuan sebulan sekali atau bahkan seminggu sekali.
Pada pertemuan tersebut, kamu bisa memaparkan visi dan misi kedepanyna, rencana-rencana perusahaan, capaian dan strategi. Dengan begini, meski hanya terhubung lewat jaringan internet tetapi kamu dan tim memiliki semangat yang sama. Atau kalau tidak ada agenda kantor, pertemuan bermanfaat untuk saling merekatkan.
3. Gunakan Komponen Multimedia Dengan Baik
Pada virtual office, banyak terdapat komponen multimedia yang dapat digunakan untuk memaksimalkan jalannya bisnis. Setiap orang yang ada di dalam virtual office hendaknya mampu menggunakan semua fitur ini agar pekerjaan jadi semakin mudah dilakukan.
Salah satunya adalah fitur video call yang dapat digunakan untuk menghubungi rekan kerja secara langsung atau juga dapat digunakan untuk membawakan presentasi pada rekan kerja lainnya. Ada juga vitur pembagian job kerja semacam aplikasi Trello yang sebaiknya juga kamu gunakan untuk memaksimalkan virtual office.
4. Gunakan Grup Chat
Grup chat biasanya terdiri dari orang-orang yang ada di dalam bidang tertentu sehingga setiap divisi dalam virtual office akan memiliki grup chat tersendiri. Dengan adanya grup chat, maka komunikasi akan semakin mudah dilakukan. Pembagian job kerja juga lebih efisien.
Kamu dapat melakukan diskusi dengan rekan satu grup melalui video call sehingga kesalahpahaman yang mungkin muncul melalui komunikasi tertulis dapat dihindari. Grup chat juga akan membuat rekan satu bidang jadi lebih mengenal satu sama lain.
5. Manfaatkan Fitur Share Dokumen untuk Tim
Kelebihan virtual office dibandingkan kantor fisik adalah kamu akan hemat dalam urusan logistik. Ya, dengan berbagai fitur canggih di dalamnya, kamu dapat mengirimkan berkas sebanyak apapun hanya dalam hitungan detik.
Kecepatan dan ketepatan penyampaian berkas seperti ini tentu menjadi hal yang sangat penting. Gunakan fitur share document untuk mengirimkan berkas jenis apapun. Kamu bisa share dalam grup tim, sehingga siapa saja bisa mengaksesnya.
6. Dapatkan Domisili
Meskipun hanya sebuah virtual office, namun sebaiknya kamu mencantumkan pula alamat domisili. Alamat domisili akan sangat diperlukan ketika kamu melakukan kerjasama dengan perusahaan lain. Dengan begitu, perusahaan rekanan tetap bisa melakukan kunjungan ke perusahaan kamu.
Nah jika kamu ingin menyewa virtual office sangat penting untuk mempertimbangkan lokasinya. Pilihlah hanya kantor virtual office dengan lokasi yang prestisius. Dengan begitu, kamu bisa memaksimalkan virtual office yang kamu sewa. Minimal bisa menunjang kinerja perusahaan kamu.
Baca Juga: Tahukah Anda Perbedaan Virtual Office, Serviced Office, dan Coworking Space?
7. Tampilkan Jam Kerja
Mungkin kamu memang bekerja di virtual office yang dapat kamu lakukan sambil melakukan sesuatu yang lain. Namun jam kerja yang asal-asalan tentu akan membuat klien semakin ragu dengan profesionalitas yang kamu tawarkan.
Sebaiknya tampilkan jam kerja sehingga klien yang ingin menggunakan jasa atau produk jadi lebih percaya bahwa virtual office yang mereka kunjungi diisi oleh orang-orang yang profesional. Ingatlah bahwa tampilan sangat mempengaruhi kesan dari para pelanggan.
Paling penting lagi, demi memaksimalkan virtual office kamu tetap membuka layanan di luar jam kerja. Hanya saja, pada jam kerja kamu memang betul-betul stay. Dengan begitu tidak ada alasan klien tidak menerima balasan.
8. Gunakan Nomor Telepon
Jangan mencantumkan nomor ponsel di virtual office. Gunakan nomor telepon sehingga perusahaan yang kamu bangun akan tampak lebih profesional.
Penggunaan nomor ponsel hanya akan menunjukkan bahwa kamu hanyalah amatiran yang tidak kompeten dalam menangani suatu hal. Selain itu, beberapa hal memang hanya dapat dilakukan dengan menggunakan nomor telepon kantor atau rumah.
Meskipun telah ada nomor telepon kantor, namun kamu tetap dapat mencantumkan nomor ponsel untuk kebutuhan tertentu. Misalnya fitur chat pada virtual office yang dapat kamu sambungkan ke aplikasi Whatsapp milik kamu sehingga jika ada klien yang butuh jawaban cepat, kamu dapat menanggapinya dengan segera.
9. Mempercantik Tampilan Situs
Untuk mengembangkan bisnis yang kamu miliki, sebaiknya kamu berinvestasi di dalamnya. Desainlah virtual office milikmu secantik dan semenarik mungkin. Lengkapi berbagai fitur yang semakin memudahkan pengguna.
Kamu dapat menyewa seorang profesional untuk melakukan hal tersebut. Dengan tampilan yang menarik, maka kamu akan mendapatkan pasar yang lebih luas lagi. Bagaimanapun tampilan adalah hal yang utama saat ini. Sebab seseorang akan melihat tampilan saat pertama kali mengunjungi.
Paling penting kamu pahami, untuk membuat tampilan yang bagus dan menarik itu juga butuh biaya. Karena itu, virtual office bisa menunjukkan kalau perusahaannya profesional. Sebab menunjukkan keseriusannya pada tampilan virtual office.
10. Sering Share Ide
Kebanyakan penghuni virtual office adalah perusahaan rintisan di mana kekuatan utama terletak pada semangat dan ide-ide segarnya. Karena itu, kamu bisa harus bisa memaksimalkan virtual office dengan sering-sering berbagi ide.
Mungkin tidak semua ide kamu dan tim bisa langsung diaplikasikan, tetapi siapa tahu pada lain kesempatan benar-benar bisa terwujud. Selain itu, semakin banyak ide baru yang dipikirkan, semakin baik pula untuk memelihara semangat kerja.
Tren virtual office saat ini memang sangat luar biasa. Tak salah bila kantor-kantor besar membuka jasa virtual office. Dan sebagai penyewa, kamu bisa memaksimalkan virtual office dengan sepuluh cara di atas. Minimal kamu harus terus meng-update virtual office kamu akan terus dapat bersaing.
