Ruang kantor merupakan hal yang begitu penting untuk dipertimbangkan sebelum memilih. Selain itu, pertimbangan memilih kantor pun tidaklah sederhana. Terkadang, hal ini sangatlah membingungkan bagi para penggiat usaha baru, baik itu perusahaan yang baru berdiri maupun perusahaan startup.
Masalahnya adalah menyewa sebuah ruang kantor tidak akan sama dengan menyewa co-working space, yang tentunya bisa disewa harian untuk keperluan meeting dan lain sebagainya yang tidak berkelanjutan. Namun, penyewaan kantor biasanya memiliki durasi yang panjang, yakni bulanan bahkan hingga tahunan.
Banyak pengusaha yang tidak mempertimbangkan dengan baik sebelum memutuskan untuk menyewa sebuah kantor. Alhasil, mereka pun harus menyesal di kemudian hari. Hal inilah yang sebenarnya perlu dihindari. Agar tidak menyesal, coba simak beberapa hal berikut ini sebelum memutuskan menyewa kantor.
Kebutuhan Perusahaan
Coba tinjau kembali bidang yang ingin Anda geluti. Kemudian, coba pertimbangkan hal-hal apa saja yang mungkin akan Anda lakukan di kantor baru Anda itu. Sebagai contoh, bila Anda adalah perusahaan yang bergerak di bidang jual beli properti, maka sudah tentu Anda akan membutuhkan ruang yang cukup besar untuk menempatkan display dan berbagai keperluan lainnya, termasuk dokumentasi.
Apalagi bila Anda adalah perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi. Anda mungkin akan berurusan dengan alat-alat yang cukup besar yang harus Anda simpan di dalam gudang kantor Anda sendiri. Dari sinilah kemudian akan muncul perkiraan luasan kantor yang Anda butuhkan.
Lokasi Kantor
Lokasi kantor akan menentukan tingkat kunjungan pelanggan ke kantor Anda. Hal ini pun perlu pertimbangan yang matang, apakah Anda benar-benar membutuhkan banyak kunjungan atau tidak. Misalkan Anda merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jual beli, baik itu fashion maupun jual beli barang lainnya yang bisa dibeli offline. Anda mungkin harus mempertimbangkan kantor Anda layaknya Anda mempertimbangkan lokasi toko.
Jika ini adalah jenis usaha Anda, maka sangat disarankan untuk membuka toko bersama office di area perkotaan, bahkan di pusat kota. Dengan cara seperti itulah, Anda bisa mendapatkan banyak pelanggan datang ke kantor Anda dan berbelanja.
Lalu Lintas dan Kemudahan Akses
Jika Anda memiliki perusahaan yang sudah sangat besar, mungkin hal ini tidak menjadi masalah sama sekali. Orang-orang akan berjuang demi berkunjung ke kantor atau toko Anda. Namun, bila Anda adalah perusahaan kecil yang baru berdiri dan ingin menarik pasar, maka sangat disarankan untuk memudahkan akses pelanggan dalam menjangkau Anda.
Agar mudah dikunjungi, Anda tidak hanya harus berada di lokasi strategis. Pertimbangkan juga beberapa hal berikut ini.
1. Kemacetan
Bila jalan di sekitar kantor Anda terkenal macet, maka tidak mungkin pelanggan akan rela mengunjungi kantor Anda. Hal ini sering menjadi kesalahan bagi para pengusaha baru. Karena mengira mereka berada di lokasi strategis, mereka percaya bahwa pelanggan akan datang begitu saja. Padahal, lokasi mereka yang terkenal macet membuat pelanggan enggan datang ke sana.
2. Transportasi Umum
Di Jakarta, tidak seperti di kebanyakan kota lainnya, mode transportasi umum sangatlah digemari karena berbagai alasan. Mulai dari tarifnya yang murah, hingga kemudahan dalam bepergian tanpa harus mengemudi di tengah kemacetan. Oleh karena itu, untuk menarik banyak pelanggan, maka pastikan Anda juga mempertimbangkan kemudahan akses kantor Anda dari halte bus atau stasiun terdekat.
Jumlah Karyawan
Anda mungkin pernah mendatangi sebuah kantor yang penuh sesak oleh karyawannya sendiri. Ya, ini terjadi bila Anda tidak menyewa kantor yang tepat sesuai dengan perkembangan perusahaan Anda. Memang, menyewa kantor yang jauh lebih besar dari kebutuhan adalah pembuangan anggaran. Namun, jangan pula menyewa kantor yang terlalu pas atau terlalu kecil. Hal ini akan menyulitkan Anda nantinya apabila ingin menambah karyawan.
Namun, apakah perusahaan Anda pasti berkembang? Jangan pesimis, bersikaplah yakin akan perkembangan kantor Anda. Jadi, dengan menyewa kantor yang sedikit lebih besar dari keperluan akan memotivasi diri Anda sendiri agar mengembangkan perusahaan Anda menjadi lebih besar lagi.
Fasilitas
Bagi sebuah perusahaan yang baru berdiri, budget adalah segalanya. Jadi bila Anda bisa membayar kantor dengan fasilitas yang lebih lengkap, mengapa tidak? Dalam pertimbangan harga sewa kantor, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, antara lain akses internet, fasilitas pantry, dan lain sebagainya. Bahkan, ada pula ruang kantor yang menyewakan office boy untuk para pengusaha yang berkantor di area mereka. Inilah yang dimaksud dengan serviced office dan juga virtual office.
Hal lain yang tak kalah pentingnya adalah jam buka gedung kantor. Ya, tidak semua kantor buka selama 24 jam. Bila Anda adalah perusahaan baru, maka bukan tidak mungkin Anda dan beberapa pendiri perusahaan akan berjuang mati-matian hingga larut malam demi menjalankan usaha Anda tersebut. Di sinilah letak pentingnya akses kantor 24 jam. Coba tanyakan hal ini kepada penyedia kantor sebelum Anda menandatangani kontrak sewa.
Ketahui Kebutuhan Serviced Office ataupun Virtual Office
Kantor yang disewa dan dibuat dengan profesional memang akan membuat nama perusahaan Anda terangkat. Namun, apakah Anda benar-benar membutuhkan ini? Jika Anda masih memiliki pegawai berjumlah kurang dari 10 orang, maka sangat dianjurkan bagi Anda untuk menyewa space di Shared Office, yang terbagi menjadi dua yakni Serviced Office dan Virtual Office. Apa beda kedua jenis kantor tersebut?
Virtual Office adalah kantor di dalam kantor. Jadi,virtual office sendiri merupakan sebuah layanan yang menawarkan penyewaan alamat kantor tanpa ditempati oleh penyewa. Tidak ada penyewaan ruang fisik dalam layanan ini. Biasanya perusahaan seperti ini hanya membutuhkan domisili alamat atau nama PT tersebut untuk kejelasan perusahaan dan kebutuhan administrasi.. Inilah mengapa Virtual Office begitu digemari perusahaan baru.
Serviced Office sendiri merupakan Virtual Office dengan fasilitas yang layak seperti kantor pada umumnya. Biasanya, Serviced Office menawarkan berbagai kemudahan layaknya Office Boy, free beverage, dan lain sebagainya.
(Baca Juga: Tahukah Anda Perbedaan Virtual Office, Serviced Office, dan Coworking Space?)
Sebenarnya, ada satu pilihan lagi. Namun pilihan ini tidak begitu cocok untuk perusahaan yang melakukan pertemuan secara rutin setiap hari, yakni Co-working Space. Jenis kantor ini sendiri sebenarnya bukanlah sebuah kantor, melainkan sebuah ruang kumpul yang bentuknya mirip dengan café. Di dalamnya, Anda akan menemukan banyak pengusaha, mulai dari freelance, hingga perusahaan kecil yang baru berdiri.
Co-working space sendiri tidak memiliki ruang khusus di mana Anda bisa mendapatkan privasi, meskipun beberapa penyedia akan menyewakan ruang meeting secara terpisah. Bila pegawai Anda berjumlah lebih dari 3 orang, maka Co-working space sudah jelas bukan pilihan bagi Anda.
Dengan mempertimbangkan beberapa hal di atas, Anda akan mendapatkan sewa kantor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Satu hal yang perlu diingat, sewa kantor tak ubahnya seperti menyewa rumah untuk diri Anda sendiri. Jadi, jangan terburu-buru dan telitilah sebelum menyewa agar tidak menyesal di kemudian hari.
